Het inwerken van nieuwe medewerkers liet Nysingh advocaten en notarissen over aan de afdelingen zelf. Met de groei van de organisatie werd de noodzaak voor een uniform en deels digitale onboardingomgeving groter. Na een online zoektocht vroegen ze UP om advies. Dat leidde tot een nieuw Learning Management Systeem en een compleet onboardingtraject. Zo ziet het eruit.
Een heldere visie op onboarding
Ilona Schotman, HR-adviseur, wist precies waar ze naartoe wou met onboarding binnen Nysingh, “Doordat we het inwerken aan de afdelingen overlieten, was er weinig uniformiteit. Informatie werd op verschillende plaatsen opgeslagen. Dat maakte het lastig om te weten of de informatie nog actueel was en om alles bij te houden.
Daarnaast bleek uit evaluaties dat nieuwe medewerkers graag vóór hun eerste werkdag bepaalde zaken willen weten. Bijvoorbeeld wat de dresscode is en hoe onze organisatie in elkaar zit. Ook daar wou ik beter gehoor aan geven. Dat is gelukt.”
Ik wilde een ‘woweffect’
“Als je ergens start, ben je daar trots op. Je eerste ervaring is dan ontzettend belangrijk. Klopt de indruk die je van de organisatie hebt? Passen de geschreven en ongeschreven regels bij je? Wat kun je zelf bijdragen? Daarom wou ik dat nieuwe medewerkers het ‘wowgevoel’ blijven vasthouden.”, vertelt Ilona enthousiast. Hoe dat er uit moest zien? Daar had ze een duidelijk idee over.
Het begon met een LMS voor Onboarding
Nysingh heeft een duidelijke visie over zowel het Onboarden als het leren binnen de organisatie. Ilona zegt daarover: “Om te beginnen wou ik één centrale plek waar alle informatie samenkomt. Zo heb je controle over alles. Uit de analyse van UP kwam daarvoor Moodle als best passend Leerplatform uit de bus. We zetten dat eerst in voor onboarding en later voor het opleren en ontwikkelen van alle medewerkers. Dat vraagt wat van de opzet. Het is dan fijn dat je advies krijgt van een hele ervaren partij.”
Learning Consultant Jasmyn de Graaf daarover: ”Na twee online trainingssessies ging het Nysinghteam zelfstandig aan de slag met Moodle. Dat was mooi om te zien. Gaandeweg kwam de wens voor een ‘single sign on’ koppeling. Medewerkers kunnen zo automatisch inloggen met hun bedrijfswachtwoord. Dat hebben we toen direct aangepakt.”
Parallel aan de implementatie van Moodle ontwikkelde Nysingh een compleet nieuw Onboardingprogramma. Ook dat verliep razendsnel.
Op topsnelheid
“Inhoudelijk wist ik wat ik wou. Maar hoe je daar didactisch invulling aan geeft? Dat is niet mijn vak. Hoewel. Dankzij de intensieve samenwerking met Mandy, Jasmyn en Thomas van UP heb ik inmiddels veel geleerd.”, vertelt Ilona met een knipoog.
Waar Jasmyn de Graaf zich over het opzetten van Moodle boog, adviseerde Mandy van der Linden Nysingh over het Onboardingprogramma. “Uit onderzoek en onze ervaring blijkt heel duidelijk waar nieuwe medewerkers behoefte aan hebben en hoe je een inwerkprogramma gefaseerd aanbiedt. We vinden het vanzelfsprekend onze kennis hierover te delen. Zo zit iedereen op één lijn. En omdat Ilona intern de regie had, konden we snel en praktisch aan de slag. Dan zie je dat je in no-time zowel een LMS als een onboardingprogramma kunt opzetten. Ook als je alleen online via Teams en de chat contact kunt hebben.”
Onboarding bij Nysingh. Zo zit dat.
Advocaten en notarissen. Ze zijn graag goed voorbereid. In het algemeen zijn ze vrij ‘talig’ ingesteld en zit het in de genen om zich te verdiepen. Maar dat wil niet zeggen dat je met een informatiedump je doel bereikt.
Thomas Meddens, art director, zegt daarover, “Bepaalde informatie wil je juist hapklaar aanbieden. Bijvoorbeeld informatie over de verschillende locaties en over de beveiliging. Hiervoor ontwikkelden we Infographics. Het is visueel, laagdrempelig en daardoor onthoud je beter wat belangrijk is. De stijl hebben we helemaal doorgetrokken naar het leerplatform. Zo geef je de gebruiker een consistente ervaring. Dat is belangrijk.”
Mandy zegt, “Ook bleek het uitleggen van de systemen een belangrijk onderdeel van de onboarding te zijn. We hebben gekozen voor korte screencasts in plaats van ingewikkelde pdf’s met screenshots, pijlen en tekst. Ik gaf wat tips en tricks, maar Ilona nam dit al snel zelf in handen. Met haar collega’s ontwikkelde ze hele aantrekkelijke screencasts. Om zo samen een mooie leerervaring te ontwikkelen. Dat geeft mij ontzettend veel energie.”
Reacties van verschillende gebruikers van het nieuwe Learning Management System bij Nysingh
“Het is een mooie en duidelijke omgeving! Heel nuttig. ”
“Echt een mooi programma. Erg leuk ook met al die plaatjes, foto’s en filmpjes. Knap gedaan!”
“Ziet er supergoed uit, heel professioneel.”
De ambities reiken verder
Zoals aangegeven wil Nysingh het Moodle leerplatform verder ontwikkelen. Ilona Schotman zegt daarover, ”Mijn eerste streven was snel iets neer te zetten. Met een ‘7’ voor het project zou ik tevreden zijn. Maar als ik terugkijk verdient het hele project een 8 of misschien wel een 9. En we bouwen verder. Inmiddels heb ik een off-boarding checklist voor vertrekkende collega’s in het systeem staan. Nu maken vooral nieuwe medewerkers direct kennis met het leerplatform. Dan wil je ze daar ook houden. Zo bouw je vanzelf aan een leercultuur . Hmm. Misschien moeten we gewoon alle medewerkers door het onboardingprogramma halen. Dan komt het met die leercultuur automatisch goed. Daar ben ik van overtuigd.”
