Een grote internationale leverancier en dienstverlener in de technische sector vroeg haar uitzendorganisatie hun omvangrijke en uiterst gevarieerde groep aan flexkrachten sneller en beter te ‘onboarden’.
Korte inwerktijd, hoge betrokkenheid
Naast een snel en effectief inwerkprogramma, stond het vergroten van de betrokkenheid van de flexkrachten voorop. Samen met de uitzendorganisatie ontwikkelde UP learning een online inwerkprogramma. Dit tot grote tevredenheid van zowel de opdrachtgever als de flexkrachten.
Al vóór de eerste werkdag ingewerkt
De uitzendorganisatie, “Onze klanten willen dat flexkrachten vanaf hun eerste dag inzetbaar zijn. Dat betekent dus dat zij onder andere de regels en procedures moeten kennen. Maar ook hele triviale zaken, zoals bijvoorbeeld de reismogelijkheden. Het met UP learning ontwikkelde online inwerktraject zorgt daar voor. Daarnaast zorgen we er ook voor dat de betrokkenheid van de flexkracht bij het bedrijf enorm toeneemt. Zelfs, of misschien wel omdat, het inwerken nog voor de eerste werkdag start. De flexkrachten komen daarom met veel meer zelfvertrouwen naar hun eerste werkdag.”
Digitale Buddy neemt de flexkracht bij de hand
Leonie Vos, consultant bij UP learning. “Het online inwerktraject bevat zo’n beetje alles wat de flexkracht nodig heeft. Een digitale Buddy neemt hen bij de hand en vertelt alles over de organisatie: van de geschiedenis tot de werkcultuur. Ook staat de Buddy stil bij de werkzaamheden en het belang van veiligheid. Daarnaast krijg je info over waar je moet parkeren, hoe je met het openbaar vervoer de locatie bereikt en wat je kunt verwachten op je eerste werkdag. De flexkracht sluit het inwerktraject af met een test. Zo weet hij zeker of hij alles begrepen heeft.”
Het effect van deze aanpak is dat flexkrachten vanaf hun eerste dag vrijwel direct inzetbaar zijn. Ze kennen de regels en procedures en weten wat ze moeten doen. Daarnaast voelen ze zich welkom in een omgeving die enigszins bekend aanvoelt.
Leonie Vos
UP learning
“Het online inwerktraject bevat zo’n beetje alles wat de flexkracht nodig heeft. Een digitale Buddy neemt hen bij de hand en vertelt alles over de organisatie: van de geschiedenis tot de werkcultuur.”
De theorie van onboarden
Het strategische proces van informeren, trainen en coachen van nieuwe medewerkers heet Onboarding. Om effectief te onboarden is het belangrijk om de juiste activiteiten op het juiste moment te doen. Iedereen kent het: de eerste werkdag die volledig wordt opgeslokt door het regelen van administratieve zaken, een rondje langs hordes nieuwe collega’s, het kopieerapparaat, de koffiecorner en het doorspitten van Powerpointpresentaties. Veel van die activiteiten kunnen al voor de eerste werkdag plaatsvinden. Een volledig onboardingtraject duurt gemiddeld 90 dagen. Het is belangrijk dat het onboardingtraject aansluit bij de strategische doelen van de organisatie. Wat zal de medewerker aan deze doelen bijdragen?
Sneller effectief
Met een goede onboarding zijn nieuwe medewerkers sneller effectief. Ze kennen de organisatie en bouwen sneller een netwerk op. Die betrokkenheid maakt dat medewerkers trots zijn op hun organisatie en ambassadeurs naar buitenstaanders toe. In dit specifieke traject voor flexkrachten adviseerde UP learning een sterke focus op online activiteiten voorafgaand aan de eerste werkdag. Hoe een onboarding traject eruitziet, kan per situatie verschillen. Zo zijn er situaties waarbij een ‘blended aanpak’ met een mix van online en face-to-face activiteiten beter geschikt is. Ook kan de doorlooptijd variëren, bij wijze van spreken van één dag tot 90 dagen of langer. Het beoogde doel is altijd leidend.
