Inleiding

Dit privacy statement is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door UP learning b.v. (KvK 09102364), hierna aan te duiden als UP learning. UP learning (hierna: “wij”) verwerkt persoonsgegevens van haar klanten, prospecten en partners. Wij doen dit om onze klanten zo goed mogelijk te helpen en onze doelstellingen te bereiken. In dit privacy statement leggen we uit waarom en op welke manier we je persoonsgegevens verwerken. Ons privacybeleid heeft betrekking op de communicatie en dienstverlening van UP learning met/aan (potentiële) klant- en partnerrelaties.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wanneer je een overeenkomst aangaat met UP learning en/of je jezelf registreert voor e-mailings en/of het aanvragen van informatie, demonstraties, testaccounts, prijsopgaven e.d. via de UP learning website, vragen wij je om persoonlijke en bedrijfsgegevens in te vullen. Deze gegevens kunnen in ons CRM-systeem worden gecombineerd met reeds eerder verkregen gegevens. Onder persoonsgegevens verstaan we persoonlijke gegevens die je vrijwillig achterlaat op onze website van jou en/of je organisatie. Hieronder valt ook alle openbare informatie die op internet beschikbaar is. Van bezoekers op onze website verwerken wij de volgende gegevens:

• Naam, adres, woonplaats
• Telefoonnummer
• E-mailadres, opt-in voor e-mailings
• Geslacht
• Bedrijf, Functie
• Contactgeschiedenis
• Interesses
• Aan- of afwezigheid bij events
• Surfgedrag
• IP-adres, social ID, cookie ID
• Openbare data verkregen van internet en sociale profielen

Indien je e-mails van ons ontvangt, registreren wij je interacties (open- en klikgedrag).

Van klanten verwerken wij de volgende gegevens:

Indien je klant bent van ons of gebruikmaakt van onze software of dienstverlening, dan verwerken wij eveneens factuur- en betaalgegevens. Ook stellen we dan een verwerkersovereenkomst met je op.

Cookies: persoonlijke gegevens en surfgedrag

Wij gebruiken cookies op www.uplearning.be. Een cookie is een tekstbestand dat door onze website op je desktop of je mobiele apparaat wordt geplaatst. Je kunt ervoor kiezen om deze cookies niet te accepteren. Dan houden we geen informatie van je bij. Als je de cookies wel accepteert, dan worden er tijdens je bezoek aan onze website cookies geplaatst die naast persoonlijke gegevens ook je surf- en klikgedrag registreren. Dat zijn bijvoorbeeld je IP-adres, geografische informatie, browsertype, het aantal pagina’s dat je bezoekt, de duur van je websitebezoek en overige reguliere webstatistieken. Deze cookies hebben als doel om de gebruiksvriendelijkheid van onze website te verbeteren en om de inhoud van onze communicatie aan te passen met datgene waarvan wij denken dat het relevant voor je is, op onze website of via andere kanalen.

Waarom verwerken wij die persoonsgegevens?

Wij gebruiken je persoonsgegevens om de services te kunnen leveren waar je om vraagt. Bijvoorbeeld voor het versturen van (gepersonaliseerde) e-mailings waarvan wij denken dat het relevant voor je is. Wij gebruiken je gegevens om je te kunnen informeren over andere producten of services die worden aangeboden door UP learning en haar partners, en om je belangrijke uitnodigingen te sturen om deel te nemen aan onderzoeken of evenementen met betrekking tot het UP learning producten- en dienstenaanbod.

Je persoonsgegevens worden door UP learning verwerkt voor de volgende doeleinden:

• Voor het uitvoeren van de met jou gesloten overeenkomst(en), waaronder facturatie (zie rechtsgrond 1)
• Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen (administratie- , bewaar- en belastingplicht). (zie rechtsgrond 2)
• Om met je te kunnen communiceren via verschillende kanalen (telefoon, post, e-mail, sociale media, website, binnen onze software) vanuit zowel een service- als marketingoogpunt. (zie rechtsgronden 1 en 3)
• Om de inhoud van onze communicatie met jou aan te passen met datgene waarvan wij denken dat het voor jou relevant is. Bijvoorbeeld om je te informeren over nieuwe en/of aanvullende producten en/of diensten of om de voor jou meest relevante advertentie te kunnen laten zien. (zie rechtsgrond 3)
• Om je te kunnen helpen met (support-) vragen. (zie rechtsgrond 1)
• Om onze software en dienstverlening te verbeteren. (zie rechtsgrond 3)
• Rechtsgronden van de verwerkingen
• De rechtsgronden voor onze doeleinden van verwerking zijn:
  • Noodzakelijk voor het uitvoeren van een overeenkomst met jou (artikel 6 lid 1sub b AVG);
  • Wettelijke verplichtingen (artikel 6 lid 1sub c AVG)
  • Gerechtvaardigde (marketing-) belangen van UP learning (artikel 6 lid 1sub f AVG).
  • Verplichte verstrekking Wanneer wij je om persoonsgegevens vragen, dan maken wij per situatie kenbaar of de verstrekking van de gegevens noodzakelijk of verplicht is en wat de (mogelijke) gevolgen zijn indien de gegevens niet worden verstrekt. Uitgangspunt daarbij is steeds dat UP learning niet meer persoonsgegevens zal verwerken dan noodzakelijk voor de hiervoor beschreven doeleinden.

Uitwisseling met derden

Wij verstrekken, verkopen, verhuren of leasen je persoonsgegevens nooit aan derden, tenzij we wettelijk verplicht zijn om gegevens te verstrekken of wanneer je daarvoor toestemming hebt gegeven. Voor de uitvoering van onze dienstverlening schakelen wij dienstverleners in. Dit zijn geen ‘derde ontvangers’ maar ‘verwerkers’. Deze verwerkers gebruiken de gegevens niet voor eigen doeleinden en verwerken de persoonsgegevens uitsluitend in overeenstemming met de opdracht van UP learning.

Geautomatiseerde besluitvorming en profiling

UP learning maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming en/of profiling.

Bewaartermijn

We bewaren je persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk.

Beveiliging van persoonsgegevens

UP learning heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking, waaronder:

• UP learning is ISO 27001 gecertificeerd voor alle processen en alle systemen op kantoor én op ons technisch platform.
• Onze website en software heeft een SSL-certificaat die bezoekers en gebruikers de garantie geven dat (persoonlijke) gegevens via browsers via HTTPS worden verzonden, waardoor informatie wordt gecodeerd en beveiligd. SSL (Secure Sockets Layer) wordt onder andere ook gebruikt voor online transacties (met creditcards).
• UP learning heeft uitgebreide maatregelen genomen waarmee wordt afgeschermd wat de procedure is in geval van een datalek. Maar belangrijker nog; er zijn diverse technische én organisatorische maatregelen genomen om datalekken te voorkomen.
• UP learning heeft een Security Officer / Data Protection Officer (DPO).

Rechten van betrokkenen

UP learning behartigt al je privacyrechten. Heb je tips of opmerkingen? Laat het ons dan weten! Om van je rechten gebruik te maken kun je contact met ons opnemen.

Informatie en inzage

Je hebt het recht op informatie en inzage van de persoonsgegevens die we van jou verwerken. We vertellen je daarbij graag hoe en waarom we die gegevens verwerken.

Rectificatie

Je hebt het recht om je persoonsgegevens te laten wijzigen of zelfs verwijderen indien de gegevens niet (langer) juist zijn, of indien de verwerking niet (langer) gerechtvaardigd is. Denk je dat we verkeerde gegevens van jou hebben? Laat het ons dan weten, dan passen we die aan.

Vergetelheid

Je hebt het recht om aan ons te vragen om de persoonsgegevens die wij van jou hebben te verwijderen. Het kan zijn dat we je persoonsgegevens niet volledig kunnen verwijderen, omdat we sommige gegevens nog wel moeten verwerken voor andere doeleinden. Bijvoorbeeld administratie of andere wettelijke verplichtingen.

Beperking

Heb je het idee dat wij jouw persoonsgegevens onrechtmatig of onjuist verwerken, dan kun je die verwerking ook laten beperken.

Bezwaar (verzet)

Het recht van bezwaar houdt in dat je bezwaar kunt maken tegen bepaalde verwerkingen van persoonsgegevens. Je hebt dit recht bij alle verwerkingen die niet zijn gebaseerd op (1) je expliciete toestemming, (2) de noodzakelijkheid ervan ten aanzien van de uitvoering van een overeenkomst met jou, (3) het voldoen aan wettelijke verplichtingen of (4) het beschermen van vitale belangen van jezelf of anderen. Wanneer je bezwaar maakt tegen het gebruik van je persoonsgegevens om je te informeren over onze activiteiten en soortgelijke (“direct marketing”) verwerkingen, dan respecteren wij dat verzoek altijd. Je kunt de verdere ontvangst van (marketing-)e-mails van UP learning voorkomen door te klikken op de afmeldlink in iedere e-mail die je van ons ontvangt. Je gegevens worden vervolgens niet langer voor de direct marketingdoeleinden gebruikt. Wanneer je bezwaar maakt tegen andere vormen van verwerking van je persoonsgegevens, dan beoordelen wij of wij aan je bezwaar tegemoet kunnen komen. Het is in dat geval aan ons om aan te tonen dat we, ondanks je bezwaar, toch een gerechtvaardigd belang hebben de persoonsgegevens te blijven verwerken. Indien die afweging van belangen in je voordeel uitvalt, dan staken wij de verwerking van je gegevens.

Overdraagbaarheid

Je hebt het recht om de door jou aan ons verstrekte persoonsgegevens (terug) te ontvangen in een gangbaar bestandsformaat. Dit recht geldt alleen voor de persoonsgegevens die wij van je verwerken op grond van je toestemming of een met jou gesloten overeenkomst. Het recht geldt bovendien alleen voor de gegevens die wij al in digitale vorm verwerken (dus niet voor analoge verwerkingen). Je bent vrij die gegevens vervolgens door te geven aan een andere partij.

Uitoefening van de rechten

Het uitoefenen van de rechten is voor jou kosteloos, behoudens misbruik. Je oefent de rechten uit door contact met ons op te nemen.

Termijnen

We zullen je vragen/verzoeken in beginsel binnen een maand beantwoorden. Mocht de beantwoording van je vraag/verzoek onverhoopt meer tijd kosten, dan zullen wij je hierover binnen een maand informeren. Het kan zijn dat vanwege de complexiteit van de verzoeken en/of het aantal verzoeken de beantwoordingstermijn in totaal oploopt tot drie maanden.

Individuele afweging bij ieder verzoek

We wijzen je er op dat de hiervoor beschreven rechten geen absolute rechten zijn. Er kunnen omstandigheden zijn die maken dat we aan een bepaald verzoek geen gehoor kunnen geven. We zullen ieder verzoek steeds afzonderlijk beoordelen. Mochten we aan een bepaald verzoek geen gehoor (kunnen) geven, dan zullen we dit uiteraard gemotiveerd aan je kenbaar maken. Je kunt vervolgens in dat geval eventueel naar de rechter stappen. Het recht van bezwaar tegen gebruik van gegevens voor direct marketingdoeleinden is wel absoluut. Afmeldingen voor onze commerciële uitingen worden dus hoe dan ook gerespecteerd.

Toezichthouder

Het staat je verder altijd vrij een klacht in te dienen bij de Toezichtcommissie. De Toezichtcommissie op de privacywetgeving is de Gegevensbeschermingsautoriteit. Je vindt de contactgegevens van de Gegevensbeschermingsautoriteit op de website www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

Vragen

Verder staat het je uiteraard vrij vragen te stellen over de door ons verwerkte persoonsgegevens. Neem voor vragen over privacy contact op met ons via onderstaande contactgegevens.

Wijzigingen

UP learning heeft het recht dit privacybeleid aan te passen. Eventuele wijzigingen worden op deze pagina doorgevoerd. De meest recente wijzigingen dateren van 24 mei 2018. UP learning kan je persoonsgegevens verwerken voor doeleinden die nog niet vermeld worden in deze privacyverklaring. In dat geval nemen wij contact op met jou alvorens je gegevens te gebruiken voor deze nieuwe doeleinden, om je op de hoogte te stellen van de wijzigingen aan ons reglement voor de bescherming van persoonlijke gegevens en om je de kans te bieden je deelname te weigeren.

Contactgegevens

Als je vragen hebt over deze privacyverklaring of ons privacybeleid, of een beroep wilt doen op één van je wettelijke rechten, kun je contact met ons opnemen via onderstaande gegevens: UP learning B.V. Bennekomseweg 43 6717 LL EDE Algemeen: +31 (0)88 – 44 66 700 E-mail: info@uplearning.be